1. Identification du Responsable du Traitement
Vos données personnelles sont collectées et traitées par Essensium NV, dont le siège social est établi à Gaston Geenslaan 10, 3001 Louvain, Belgique, enregistrée à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro BE0872984063.
Essensium est spécialisé dans les technologies avancées pour la sécurité et la productivité des entrepôts, avec des solutions basées sur l’IA, la vision et le positionnement en temps réel.
Dans le cadre de la fourniture de nos solutions et de nos activités commerciales plus larges — y compris les interactions avec des candidats, des prospects, des clients existants, des partenaires et des visiteurs de notre site web — nous pouvons traiter des données personnelles de personnes physiques (ci-après dénommées « personne concernée », « vous » ou « vos »).
Essensium s’engage à traiter vos données personnelles conformément au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, abrogeant la Directive 95/46/CE (« RGPD »), ainsi qu’à toute loi nationale ou internationale actuelle ou future mettant en œuvre ou remplaçant le RGPD, telle que la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel (ci-après collectivement désignées comme la « Législation Applicable en Matière de Protection des Données »).
2. Champ d’Application de la Déclaration de Confidentialité
La présente Déclaration de Confidentialité s’applique aux catégories de personnes concernées suivantes :
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Candidats
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Prospects
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Clients
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Partenaires
Cette Déclaration de Confidentialité contient des informations essentielles sur, entre autres, la manière dont Essensium, en tant que responsable du traitement, collecte et traite vos données personnelles, à quelles fins, sur quelles bases légales, et elle explique vos droits en tant que personne concernée.
3. Traitement des Données Personnelles
3.1 Finalité et Base Légale du Traitement
Nous pouvons traiter vos données personnelles dans le cadre des activités suivantes, pour les finalités correspondantes et sur les bases légales indiquées :
| Finalité | Catégories de Données Personnelles | Base Légale |
|---|---|---|
| Gestion des candidatures. Une fois engagé, la politique de confidentialité des employés d’Essensium s’appliquera et vous sera fournie en temps voulu. | Nom, adresse e-mail, CV, lettre de motivation, correspondance et, le cas échéant, réponses à des questions techniques. | Intérêt légitime durant le processus de recrutement. Après une décision positive : mesures précontractuelles à votre demande. |
| Répondre à votre demande via le formulaire de contact, e-mail, téléphone ou courrier. | Nom, demande et, le cas échéant : e-mail, numéro de téléphone ou autres coordonnées. | Nécessaire à l’exécution d’un contrat. |
| Envoi de newsletters par e-mail pour vous fournir des informations pertinentes et vous tenir informé de nos dernières actualités. | Nom, e-mail, centres d’intérêt. | Consentement. |
| Campagnes commerciales et marketing : vous informer sur les promotions concernant les produits/services d’Essensium et/ou vous envoyer des offres ciblées par e-mail. | Nom, e-mail, centres d’intérêt. | Consentement. |
| Enquêtes/feedback : évaluer et améliorer nos services. | Nom, e-mail, feedback. | Intérêt légitime d’Essensium à évaluer et améliorer ses services. |
| Événements : gestion de l’inscription et de la participation. | Nom, e-mail, fonction, organisation, préférences alimentaires, allergies, photo/image. | Nécessaire à l’exécution d’un contrat ; consentement explicite pour les données alimentaires. |
| Fourniture de nos produits et services et gestion des relations (clients). | Nom, e-mail ou autres coordonnées. | Nécessaire à l’exécution d’un contrat. |
| Gestion des relations fournisseurs ou partenaires/collaborations. | Nom, e-mail ou autres coordonnées. | Nécessaire à l’exécution d’un contrat. |
Lorsque la fourniture de données personnelles constitue une obligation légale ou contractuelle, ou une condition pour conclure un contrat, vous êtes tenu de fournir ces données. Si vous ne le faites pas, nous pourrions ne pas être en mesure de fournir nos services ou d’exécuter notre relation contractuelle avec vous.
4. Vos Droits en tant que Personne Concernée
Conformément à la Législation Applicable en Matière de Protection des Données, et sous réserve des limitations qui s’y appliquent, vous pouvez exercer les droits suivants :
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Droit d’accès – obtenir confirmation que nous traitons vos données et en recevoir une copie.
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Droit de rectification – corriger des données inexactes ou incomplètes.
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Droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») – demander la suppression de vos données dans certains cas.
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Droit d’opposition – vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime ou l’intérêt public ; vous opposer à tout moment au marketing direct.
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Droit de retirer votre consentement – à tout moment, sans affecter la licéité du traitement avant son retrait.
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Droit à la limitation du traitement – limiter le traitement à la seule conservation dans certains cas.
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Droit à la portabilité des données – recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et/ou les transmettre à un autre responsable du traitement.
Vous pouvez exercer vos droits gratuitement en envoyant un e-mail à privacy@essensium.com. Nous répondrons dans les délais prescrits par la Législation Applicable en Matière de Protection des Données.
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Droit d’introduire une plainte – auprès de l’Autorité de Protection des Données (APD) : Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, Tél. +32 (0)2 274 48 00, contact@apd-gba.be.
5. Communication à des Tiers
Essensium ne divulguera pas vos données personnelles à des tiers, sauf :
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Aux prestataires de services (sous-traitants) tels que des fournisseurs cloud ou mailing, sous contrat écrit de sous-traitance.
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Lorsque requis par la loi ou une décision judiciaire.
6. Transferts Internationaux de Données
Vos données personnelles ne seront transférées en dehors de l’EEE que si le pays de destination bénéficie d’une décision d’adéquation ou si des garanties appropriées sont en place. Le cas échéant, des mesures supplémentaires seront prises afin d’assurer une protection adéquate. Vous pouvez obtenir plus d’informations en nous contactant à info@essensium.com.
7. Conservation de vos Données Personnelles
Nous ne conservons pas vos données personnelles plus longtemps que nécessaire. La durée de conservation dépend de la finalité :
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Candidatures : uniquement pendant la période de recrutement ; un an avec votre consentement si non retenu. En cas d’embauche, la politique de confidentialité des employés s’applique.
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Contrats/relations : pendant la durée de la relation contractuelle et jusqu’à 10 ans après pour des raisons légales/fiscales.
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Données basées sur le consentement : aussi longtemps que votre consentement reste valide.
Pour plus de détails, veuillez nous contacter via les coordonnées indiquées à la section 8.
8. Contact
Pour toute question, remarque ou plainte concernant la présente Déclaration de Confidentialité ou le traitement de vos données personnelles par Essensium, veuillez nous contacter à privacy@essensium.com ou par courrier : Gaston Geenslaan 10, 3001 Louvain, Belgique.
9. Modifications de la Présente Déclaration de Confidentialité
Nous pouvons mettre à jour la présente Déclaration de Confidentialité afin de refléter des changements dans nos pratiques ou la législation applicable. Les mises à jour seront publiées sur notre site web et, lorsque la loi l’exige, nous vous en informerons activement. La date et la version de la dernière mise à jour seront toujours indiquées. Les modifications importantes seront également mises en évidence sur notre page d’accueil.
