1. Identificatie van de Verwerkingsverantwoordelijke
Uw persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt door Essensium NV, met maatschappelijke zetel te Gaston Geenslaan 10, 3001 Leuven, België, geregistreerd in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer BE0872984063.
Essensium is gespecialiseerd in geavanceerde technologie voor warehouse safety en productivity, met oplossingen gebaseerd op AI, vision en real-time positioning.
Bij het aanbieden van onze oplossingen en tijdens onze bredere bedrijfsvoering — inclusief contact met sollicitanten, potentiële klanten, bestaande klanten, partners en bezoekers van onze website — kunnen wij persoonsgegevens verwerken van natuurlijke personen (hierna “betrokkene”, “u” of “uw” genoemd).
Essensium verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 inzake de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (“GDPR”), inclusief enige huidige of toekomstige nationale of internationale wet of regelgeving ter uitvoering of vervanging van de GDPR, zoals de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (hierna gezamenlijk aangeduid als “Toepasselijke Wetgeving inzake Gegevensbescherming”).
2. Toepassingsgebied van de Privacyverklaring
Deze Privacyverklaring is van toepassing op de volgende categorieën betrokkenen:
-
Sollicitanten
-
Potentiële klanten
-
Klanten
-
Partners
Deze Privacyverklaring bevat essentiële informatie over onder meer hoe Essensium, als verwerkingsverantwoordelijke, uw persoonsgegevens verzamelt en verwerkt, voor welke doeleinden, op welke rechtsgrond en het legt uw rechten als betrokkene uit.
3. Verwerking van Persoonsgegevens
3.1 Doel en Rechtsgrond van de Verwerking
Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken in het kader van de volgende activiteiten, voor de overeenkomstige doeleinden en op basis van de vermelde rechtsgronden:
| Doel | Categorieën Persoonsgegevens | Rechtsgrond |
|---|---|---|
| Beheer van sollicitaties. Zodra u bent aangeworven, is het privacybeleid voor Essensium-medewerkers van toepassing, dat u tijdig zal worden verstrekt. | Naam, e-mailadres, CV, motivatiebrief, correspondentie, en indien van toepassing, antwoorden op technische vragen. | Gerechtvaardigd belang tijdens het wervingsproces. Na een positieve aanwervingsbeslissing: stappen op uw verzoek voorafgaand aan het sluiten van een arbeidsovereenkomst. |
| Reageren op uw verzoek via het contactformulier, e-mail, telefoon of brief. | Naam, verzoek, en indien van toepassing: e-mailadres, telefoonnummer of andere contactgegevens. | Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst. |
| Verzenden van nieuwsbrieven via e-mail om u relevante informatie te verstrekken en op de hoogte te houden van ons laatste nieuws. | Naam, e-mailadres, interesses. | Toestemming. |
| Sales- en marketingcampagnes: informeren over promoties m.b.t. Essensium-producten/diensten en/of gerichte aanbiedingen via e-mail. | Naam, e-mailadres, interesses. | Toestemming. |
| Surveys/feedback: het beoordelen, evalueren en verbeteren van onze diensten. | Naam, e-mailadres, feedback. | Ons gerechtvaardigd belang om diensten te evalueren en te verbeteren. |
| Evenementen: registratie en deelnamebeheer. | Naam, e-mailadres, functie, organisatie, dieetvoorkeuren, allergieën, foto/afbeelding. | Noodzakelijk voor uitvoering van een overeenkomst; expliciete toestemming voor dieetgegevens. |
| Levering van onze producten en diensten en beheer van (klant)relaties. | Naam, e-mailadres of andere contactgegevens. | Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst. |
| Beheer van leveranciers- of partnerrelaties/samenwerkingen. | Naam, e-mailadres of andere contactgegevens. | Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst. |
Wanneer het verstrekken van persoonsgegevens een wettelijke of contractuele verplichting is, of een vereiste om een contract aan te gaan, bent u verplicht de persoonsgegevens te verstrekken. Indien u dit niet doet, kunnen wij onze diensten mogelijk niet leveren of onze contractuele relatie met u niet nakomen.
4. Uw Rechten als Betrokkene
In overeenstemming met en, indien van toepassing, onderworpen aan de beperkingen van de Toepasselijke Wetgeving inzake Gegevensbescherming, kunt u de volgende rechten uitoefenen:
-
Recht op toegang – bevestiging verkrijgen of wij uw gegevens verwerken en een kopie ontvangen.
-
Recht op rectificatie – onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
-
Recht op verwijdering (“recht om vergeten te worden”) – in bepaalde gevallen persoonsgegevens laten wissen.
-
Recht op bezwaar – bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd of openbaar belang; bezwaar tegen direct marketing op elk moment.
-
Recht om toestemming in te trekken – op elk moment, zonder invloed op de rechtmatigheid vóór intrekking.
-
Recht op beperking van de verwerking – in bepaalde gevallen verwerking beperken tot opslag.
-
Recht op dataportabiliteit – uw gegevens ontvangen in een gestructureerd, gangbaar, machineleesbaar formaat en/of overdragen naar een andere verwerkingsverantwoordelijke.
U kunt uw rechten kosteloos uitoefenen door een e-mail te sturen naar privacy@essensium.com. Wij antwoorden binnen de termijnen die door de Toepasselijke Wetgeving inzake Gegevensbescherming zijn vastgelegd.
-
Recht om klacht in te dienen – bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel. +32 (0)2 274 48 00, contact@apd-gba.be.
5. Bekendmaking aan Derden
Essensium zal uw persoonsgegevens niet aan derden doorgeven, behalve:
-
Aan dienstverleners (verwerkers) zoals cloud- of mailingproviders, onder schriftelijke verwerkersovereenkomst.
-
Waar dit vereist is door wet of gerechtelijk bevel.
6. Internationale Doorgifte van Persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden enkel buiten de EER doorgegeven indien het bestemmingsland een adequaatheidsbesluit heeft of indien passende waarborgen aanwezig zijn. Waar nodig nemen wij aanvullende maatregelen om voldoende bescherming te waarborgen. U kunt hierover meer informatie opvragen via info@essensium.com.
7. Bewaring van uw Persoonsgegevens
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk. De bewaartermijn hangt af van het doel:
-
Sollicitaties: enkel tijdens de sollicitatieperiode; één jaar mits uw toestemming indien niet aangenomen. Bij aanwerving geldt het privacybeleid voor medewerkers.
-
Contracten/relaties: bewaard gedurende de contractuele relatie en tot 10 jaar daarna voor wettelijke/fiscale verplichtingen.
-
Toestemmingsgegevens: zolang uw toestemming geldig blijft.
Voor meer details kunt u contact opnemen via de gegevens in sectie 8.
8. Contact
Voor vragen, opmerkingen of klachten over deze Privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens door Essensium, kunt u ons contacteren via privacy@essensium.com of per post: Gaston Geenslaan 10, 3001 Leuven, België.
9. Wijzigingen aan deze Privacyverklaring
Wij kunnen deze Privacyverklaring aanpassen om wijzigingen in onze praktijken of toepasselijke wetgeving weer te geven. Updates worden gepubliceerd op onze website en, indien wettelijk vereist, zullen wij u actief informeren. De datum en versie van de laatste update zullen steeds worden vermeld. Belangrijke wijzigingen worden ook op onze homepage aangekondigd.
